Kĩ năng giao tiếp hiệu quả

 

Bài viết này giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp trong các mối quan hệ xã hội và trong công việc

Kĩ năng giao tiếp hiệu quả giúp bạn hiểu rõ hơn về 1 người, nắm bắt tốt hơn 1 tình huống nào đó, hay giải quyết những khó khăn, tạo dựng niềm tin, tạo ra một môi trường thuận lợi cho các ý tưởng mới nảy sinh, thể hiện sự quan tâm tới chủ đề đang được nói tới. Nhưng những cách giao tiếp tưởng mà chúng ta thường sử dụng tưởng như đơn giản nhất lại hay gây ra những hiểu lầm nhất. Do đó rất có thể gây ra mâu thuẫn, xung đột trong chính mỗi cá nhân và cả trong những mối quan hệ tưởng chừng như khăng khít nhất. Vậy, để tráng xảy ra những trường hợp hiểu lầm như vậy, Kĩ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành 1 nhà ngoại giao xuất sắc!

Kĩ năng giao tiếp hiệu quả là gì?

Mỗi ngày, lượng thông tin mà chúng ta nhận được và tạo ra mỗi ngày ngày một gia tăng. Giap tiếp hiệu quả không đơn thuần chỉ là việc trao đổi thông tin, mà nó còn là sự thấu hiểu cảm xúc đằng sau những thông tin đó. Nó có thể giúp chúng ta cải thiện các mối quan hệ ở nhà cũng như ở nơi làm việc bằng cách gia tăng kết nối với mọi người; ngoài ra, nó còn tăng khả năng làm việc nhóm, đưa ra các quyết định và giải quyết vấn đề. Thậm chí, Kĩ năng giao tiếp hiệu quả còn có thể giải quyết những vấn đề khó khăn hay tiêu cực mà không gây ra mâu thuẫn hay làm sụp đổ niềm tin trong các mối quan hệ. Kĩ năng giao tiếp hiệu quả bao gồm các kĩ năng về điệu bộ, cử chỉ (ngôn ngữ hình thể), khả năng lắng nghe, khả năng kiềm chế căng thẳng, khả năng nhận biết và thấu hiểu cảm xúc của chính mình và của người đối diện.

Vì đây là những kĩ năng được hình thành qua quá trình học tập, do đó sẽ tốt hơn khi bạn để cho nó được xảy ra một cách tự nhiên hơn là gò bó, gượng ép theo khuôn mẫu. Để trở thành một nhà ngoại giao tuyệt vời, tất nhiên bạn sẽ phải bỏ thời gian và công sức để phát triển những kĩ năng này. Bạn càng nỗ lực tập luyện, thì kĩ năng giao tiếp của bạn sẽ càng tốt, tự nhiên hơn, gần như trở thành 1 bản năng của bạn vậy!

#1: Kĩ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe tốt là 1 trong những khía cạnh vô cùng quan trọng trong giao tiếp hầng ngày. Người có khả năng lắng nghe tốt không chỉ là người ghi nhớ và hiểu vấn đề được nói đến, mà còn là người hiểu người đang nói đang nghĩ gì, họ cảm thấy như thế nào.

Lắng nghe tốt có thể giúp bạn:

– Khiến người nói cảm thấy họ đang được lắng nghe, được thấu hiểu và được tôn trọng

– Tạo bầu không khí thoải mái, dễ chịu cho những ý tưởng, suy nghĩ, cảm xúc được tự do phát triển, các khó khăn cũng được giải quyết bằng cách tốt nhất.

– Tiết kiệm thời gian bằng việc nói những tin chính, tránh việc xảy ra mâu thuẫn, hiểu lầm.

– Làm dịu đi những cảm xúc tiêu cực

* Mẹo nhỏ để lắng nghe hiệu quả

– Tập trung hoàn toàn vào người nói (lời nói, điệu bộ, cử chỉ, nét mặt). Nếu bạn đang mơ màng hay kiểm tra tin nhắn,… không tập trung nhìn người nói, chắc chắn bạn sẽ bỏ lỡ một vài hành động của họ trong cuộc trò chuyện. Nếu bạn thấy quá khó để tập trung, hãy thử nhắc thầm lại lời của họ trong đầu, nó sẽ giúp bạn củng cố lại điều mà họ đang nói, do đó bạn sẽ tập trung được thôi

– Tránh việc làm gián đoạn hay cố để đổi hướng cuộc trò chuyện sang những băn khoăn, mối bận tâm của chính mình khi người khác đang nói bằng việc nói những câu như: "Nếu cậu nghĩ nó tồi tệ, hãy để tớ cho cậu biết điều gì đã xảy ra với tớ nhé.". Lắng nghe không giống như việc ngồi đợi để tới lượt mình nói. Bạn sẽ không thể tập trung vào những gì người khác nói nếu bạn biết mình là người sẽ nói tiếp theo. Thông thường, người nói có thể đọc được những biểu cảm trên gương mặt của bạn và biết được rằng tâm trí bạn đang để ở một chỗ khác.

– Tránh việc khiển trách. Để giao tiếp tốt với một ai đó, bạn không nhất thiết phải trở nên giống họ hay đồng ý với quan điểm của họ. Tuy nhiên, một khi bất đồng ý kiến, bạn nên tránh sử dụng những lời đánh giá gay gắt hay những lời trách móc.

– Thể hiện sự quan tâm của bạn khi họ đang nói. Có thể là cười với họ, điệu bộ cử chỉ của bạn hoàn toàn thoải mái, khuyến khích họ tiếp tục nói bằng những câu như: "uh huh", "đúng vậy", "chính xác", "chuẩn"!

#2: Ngôn ngữ hình thể

Khi nói về những điều mà mình quan tâm, chúng ta thường sử dụng những hành động bằng chân tay kết hợp với lời nói. Ngôn ngữ hình thể bao gồm: biểu cảm khuôn mặt, sự chuyển động của cơ thể, điệu bộ, ánh mắt, dáng điệu, giọng nói, thậm chí cả nhịp thở của bạn. Cách bạn nhìn, lắng nghe, chuyển động và phản ứng với những người khác cho họ biết bạn đang cảm thấy như thế nào rõ hơn so với việc chỉ sử dụng lời nói đơn thuần.

Phát triển khả năng thấu hiểu và sử dụng ngôn ngữ hình thể giúp bạn giao tiếp tốt hơn với mọi người, thể hiện rõ và chính xác điều bạn thật sự muốn nói và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp ở nhà cũng như ở nơi làm việc.

– Bạn có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp bằng việc sử dụng ngôn ngữ hình thể như: không khoanh tay, đứng/ngồi một cách thoải mái, luôn nhìn vào mắt người đối diện.

– Bạn cũng có thể sư dụng ngôn ngữ hình thể để nhấn mạnh lời nói của mình

* Mẹo để nâng cao khả năng đọc và hiểu ý nghĩa của ngôn ngữ hình thể

– Tập cách quan sát mọi người ở những nơi công cộng như: trung tâm mua sắm, nhà ga, nhà hàng,.. hoặc ngay cả trên các show truyền hình và phải để âm thanh ở chế độ im lặng. Bằng cách quan sát họ, bạn cũng có thể sử dụng ngôn ngữ hình thể trong các kỹ năng giao tiếp với mọi người. Chú ý tới cách mà họ thể hiện và phản ứng lại. Cố đoán mối quan hệ giữa họ là gì, họ đang nói về vấn đề gì và mỗi người họ cảm thấy như thế nào về vấn đề đó.

– Nhận thức được sự khác biệt riêng biệt. Những người đến từ những đất nước khác nhau, những nền văn hoá khác nhau sẽ sử dụng ngôn ngữ hình thể mang những ý nghĩa khác nhau. Do vậy, rất quan trọng để cân nhắc đến tuổi tác, văn hoá, tôn giáo, giới tính, tình trạng cảm xúc khi đọc ngôn ngữ hình thể. Ví dụ một thiếu niên Mĩ, một bà goá phụ đau khổ, hay một doanh nhân ngừoi Châu Á hoàn toàn có thể sử dụng ngôn ngữ hình thể khác nhau.

– Nhìn ngôn ngữ hình thể như là một nhóm. Đừng quá tập trung vào 1 điệu bộ cụ thể, hãy xem xét tất cả, từ ánh mắt đến giọng nói, đến điệu bộ

* Mẹo để sử dụng ngôn ngữ hình thể 1 cách tốt nhất

– Sử dụng ngôn ngữ hình thể liên quan đến lời nói của bạn. Ngôn ngữ hình thể nên được sử dụng để hỗ trợ những gì bạn đang nói, chứ không phải để phủ nhận lại. Nếu như bạn đang nói tới 1 vấn đề này, mà ngôn ngữ hình thể của bạn lại diễn tả một chuyện hoàn toàn khác, thì người đối diện sẽ cảm thấy như bạn đang không thành thật.

– Điều chỉnh ngôn ngữ hình thể của bạn theo ngữ cảnh. Ví dụ, giọng nói nên có sự khác biệt khi bạn đang dạy dỗ một đứa trẻ và khi bạn đang chỉ dẫn cho một nhóm người lớn tuổi.

– Sử dụng ngôn ngữ hình thể để cường điệu hoá cảm xúc tích cực, ngay cả khi bạn không thực sự thính chúng. Nếu như bạn đang lo lắng về một điều gì đó, một buổi phỏng vấn, một bài thuyết trình quan trọng, hay buổi hẹn đầu tiên, bạn nên sử dụng những ngôn ngữ hình thể tích cực để cảm thấy tự tin hơn, cho dù bạn không thực sự cảm thấy như vậy. Thay vì bước vào phòng với một cái đầu luôn cúi xuống nặng nề, đôi mắt lảng tránh hay ngã nhào vào ghế, thì hãy cố đứng ngay ngắn, nở 1 nụ cười thật tươi, duy trì ánh mắt trong giao tiếp và đưa ra một cái bắt tay thật chắc chắn và mạnh mẽ! Nó sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin hơn và người đối diện cũng thoải mái, dễ chịu hơn.

#3: Kiềm chế căng thẳng

Xét về một góc độ nào đó, sự căng thẳng đôi lúc có thể là đòn bẩy giúp ta vượt qua được những sức ép trong cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, khi sự căng thẳng ngày một gia tăng, nó sẽ làm ảnh hưởng tới khả năng giao tiếp của bạn. Nếu bạn bị căng thẳng, bạn rất có thể hiểu lầm ý ngừoi nói, thể hiện sự bối rối của bản thân và sử dụng những ngôn ngữ hình thể vô nghĩa.

Đã bao nhiêu lần bạn bị căng thẳng trong những cuộc tranh cãi với chồng/vợ, với lũ trẻ, sếp, bạn bè.. và sau đó sẽ làm những việc mà sau này bạn phải hối hận? Nếu bạn có khả năng kiềm chế cảm xúc và nhanh chóng trở lại trạng thái bình tĩnh, bạn không chỉ tránh được những điều đáng tiếc, mà còn có thể giúp người khác bình tĩnh. Chỉ khi bạn thực sự bình tĩnh, bạn mới có thể biết được câu trả lời, hay ý mà người khác muốn nói. Sẽ tốt hơn nếu bạn biết cách giữ im lặng đúng lúc.

Giải toả căng thẳng nhanh chóng để giao tiếp hiệu quả

Những lúc bị căng thẳng, bạn không thể lúc nào cũng nổi nóng. Hãy dành chút thời gian để ngồi trấn tĩnh, hoặc chạy ra ngoài. Đặc biệt là khi bạn đang trong cuộc họp với sếp, hay đang tranh cãi với chồng/vợ. Giải toả căng thẳng nhanh chóng sẽ giúp bạn đối mặt với bất kì khó khăn nào mà bạn đang phải trải qua một cách an toàn, điều hoà lại cảm xúc và hành động.

Cách giải toả căng thẳng

– Nhận thức được việc bạn đang bị stress. Cơ thể bạn sẽ cho bạn biết rằng bạn đang bị stress hay không khi đang giao tiếp. Các cơ hoặc bụng của bạn có bị đau hay co thắt không? Tay bạn có đang siết chặt không? Bạn có đang thở gấp?

– Có một khoảnh khắc để giữ bình tĩnh trước khi đưa ra quyết định tiếp tục hay kết thúc cuộc trò chuyện.

– Giải nguy cho các giác quan và giảm stress bằng cách hít thở thật sâu, thư giãn gân cốt, kích thích trí tưởng tượng phong phú,… Giải toả căng thẳng bằng các giác quan có lẽ là cách tốt nhất. Tuy nhiên, tuỳ mỗi người lại có những cách khác nhau để giải toả căng thẳng, bạn nên chọn cách phù hợp nhất khiến bạn cảm thấy dễ chịu.

– Tìm ra những khía cạnh hài hước. Tiếng cười là cách tuyệt vời để giảm stress. Khi cuộc trò chuyện của bạn và những người xung quanh bắt đầu trở nên nghiêm trọng, hãy tìm cách phá tan bầu không khí nặng nề đó bằng cách để một câu chuyện hài.

– Sẵn lòng thoả hiệp. Điều này sẽ có lợi cho bạn và cho mối quan hệ của bạn với mọi người.

– Đồng ý phản đối, nếu cần, và dành chút thời gian để mọi người trấn tĩnh hơn, ra ngoài tìm một nơi yên tĩnh để cân bằng cảm xúc hay tập một vài động tác thể dục sẽ rất tốt.

St: Nguyen Linh.